Das klingt einfach, oder? Ihr neuer unabhängiger Berater arbeitet mit der gleiche Bank die Sie bereits nutzen. Also, kein neues Konto, keine neue Bank, kein Ärger? Nicht ganz.
Selbst wenn die Depotbank dieselbe bleibt, müssen in dem Moment, in dem ein Kunde vom direkten Private Banking zu einem externen Vermögensverwalter (EAM) wechselt, die rechtlichen und regulatorischen Grundlagen neu geschaffen werden. Diesen Schritt in der Anfangsphase zu überspringen, ist nicht nur riskant, sondern auch nicht konform.
Dieser Leitfaden richtet sich an Relationship Manager und Kundenberater, die bei oder mit EAMs arbeiten. Er erklärt genau, was beim Onboarding eines Kunden, der bereits ein Konto bei der Depotbank hat, zu unterschreiben und zu dokumentieren ist.
1. Kein neues Konto - aber doch eine neue Beziehung
Die Tatsache, dass der Kunde bereits eine Bankverbindung mit Ihrer Depotbank hat, spart zwar Zeit, macht aber eine formale Einarbeitung nicht überflüssig. Sie müssen die Daten immer noch einreichen oder aktualisieren:
- Aktualisierte KYC und AML-Dokumentation
- Vereinbarung über die Anlageverwaltung (IMA)
- Vollmacht (LPOA) für die Portfolioverwaltung
- Formelle Weisung, in der der EAM als Berater benannt wird
Dieser Schritt wird von den Beratern oft unterschätzt. Ohne ihn ist die Beziehung informell und ungeregelt.
2. Förmliche Ernennung der EAM
Der Kunde muss die EAM ausdrücklich als seinen Portfoliomanager beauftragen. Diese Ermächtigung wird in der Regel durch ein von der Depotbank bereitgestelltes Formular oder ein internes Schreiben erteilt und bestätigt:
- Das Beratungs- oder Verwaltungsmandat (diskretionär)
- Erlaubnis für die Depotbank, Daten weiterzugeben
- Handels- und Kommunikationsvollmacht für den EAM
Die meisten EAMs übernehmen diese Administration, doch das Dokument muss unterzeichnet und eingereicht werden, damit der Berater offiziell anerkannt ist.
3. Vollmacht – speziell für dieses Setup
Auch bei einem bestehenden Konto muss der Kunde eine auf den neuen Berater zugeschnittene beschränkte Vollmacht ausstellen. Dies ermöglicht:
- Ausführung von Geschäften
- Vollständige Überwachung des Portfolios
- Dokumentenzugriff für Steuern und Berichterstattung
Ohne sie bleibt der EAM Zuschauer statt Verwalter.
4. Einhaltung der Vorschriften: Hier gibt es keine Abkürzungen
Selbst wenn die Depotbank über gültige KYC-Daten verfügt, muss der EAM seine eigene Compliance-Akte anlegen. Der Kunde muss dafür Folgendes liefern:
- Identitäts- und Adressnachweis
- CRS/FATCA-Erklärungen
- Nachweis der Vermögensherkunft
- Bestätigung des PEP-Status
Dieser Schritt ist nicht nur bürokratisch, sondern wird von der FINMA, FCA oder MiFID II gesetzlich vorgeschrieben und schützt sowohl den Kunden als auch den Berater.
5. Anlageverwaltungsabkommen (IMA)
Die IMA ist das Herzstück der Beratungsbeziehung. Sie legt den Umfang, die Zuständigkeiten und die Regeln des Engagements fest:
- Anlageziele und Risikopräferenzen
- Berichtsstandards und Kontakthäufigkeit
- Honorarmodell (fest, gestaffelt, leistungsabhängig)
- Gesetzliche Haftung und Offenlegung von Konflikten
Ohne unterzeichnetes IMA kann die Portfolioverwaltung nicht beginnen – egal, wie gut der Kunde Sie kennt.
Fazit
Das Onboarding eines Kunden, der bereits bei Ihrer Depotbank Kunde ist, mag sich wie eine Abkürzung anfühlen, aber das Überspringen der formalen Schritte birgt Risiken für den Kunden, den Berater und die Beziehung.
Machen Sie es reibungslos, aber machen Sie es offiziell. Indem Sie den Kunden durch diese letzten (und wichtigen) Unterschriften führen, schützen Sie die Beziehung, gewährleisten die Einhaltung der Vorschriften und schöpfen die Vorteile des EAM-Modells voll aus.
