It sounds easy, right? Your new independent adviser works with the same bank you already use. So, no new account, no new bank, no hassle? Not quite.
Even if the custodian stays the same, the moment a client switches from direct private banking to an external asset manager (EAM), the legal and regulatory groundwork must be re-established. Skipping this step at the initial stage isn’t just risky—it’s non-compliant.
Dieser Leitfaden richtet sich an Relationship Manager und Kundenberater, die bei oder mit EAMs arbeiten. Er erklärt genau, was beim Onboarding eines Kunden, der bereits ein Konto bei der Depotbank hat, zu unterschreiben und zu dokumentieren ist.
1. Kein neues Konto - aber doch eine neue Beziehung
Die Tatsache, dass der Kunde bereits eine Bankverbindung mit Ihrer Depotbank hat, spart zwar Zeit, macht aber eine formale Einarbeitung nicht überflüssig. Sie müssen die Daten immer noch einreichen oder aktualisieren:
- Updated KYC and AML documentation
- Vereinbarung über die Anlageverwaltung (IMA)
- Power of Attorney (LPOA) for portfolio management
- Förmliche Anweisung, in der die EAM als Beraterin benannt wird
Dieser Schritt wird von den Beratern oft unterschätzt. Ohne ihn ist die Beziehung informell und ungeregelt.
2. Förmliche Ernennung der EAM
Der Kunde muss die EAM ausdrücklich als seinen Portfoliomanager beauftragen. Diese Ermächtigung wird in der Regel durch ein von der Depotbank bereitgestelltes Formular oder ein internes Schreiben erteilt und bestätigt:
- Das Beratungs- oder Ermessensmandat
- Erlaubnis für den Verwahrer, Daten weiterzugeben
- Handels- und Kommunikationsbehörde für die EAM
Die meisten EAMs übernehmen diese Verwaltung, aber sie muss unterzeichnet und eingereicht werden, damit der Berater offiziell anerkannt wird.
3. Vollmacht - speziell für diese Einrichtung
Auch bei einem bestehenden Konto muss der Kunde eine auf den neuen Berater zugeschnittene beschränkte Vollmacht ausstellen. Dies ermöglicht:
- Ausführung von Geschäften
- Vollständige Überwachung des Portfolios
- Dokumentenzugriff für Steuern und Berichterstattung
Ohne dies bleibt die EAM ein Zuschauer, kein Manager.
4. Einhaltung der Vorschriften: Hier gibt es keine Abkürzungen
Selbst wenn die Verwahrstelle über gültige KYC-Daten verfügt, muss die EAM ihre konforme Datei erstellen. Der Kunde muss sie bereitstellen:
- Identitäts- und Adressnachweis
- CRS/FATCA-Erklärungen
- Quelle der Vermögensdokumentation
- Bestätigung des PEP-Status
Dieser Schritt ist nicht nur bürokratisch, sondern wird von der FINMA, FCA oder MiFID II gesetzlich vorgeschrieben und schützt sowohl den Kunden als auch den Berater.
5. Anlageverwaltungsabkommen (IMA)
Die IMA ist das Herzstück der Beratungsbeziehung. Sie legt den Umfang, die Zuständigkeiten und die Regeln des Engagements fest:
- Anlageziele und Risikopräferenzen
- Berichtsstandards und Kontakthäufigkeit
- Fee model (fixed, tiered, performance-based)
- Gesetzliche Haftung und Offenlegung von Konflikten
Das Portfoliomanagement kann nicht ohne eine unterzeichnete Absichtserklärung beginnen, ganz gleich, wie gut der Kunde Sie kennt.
Schlussfolgerung
Das Onboarding eines Kunden, der bereits bei Ihrer Depotbank Kunde ist, mag sich wie eine Abkürzung anfühlen, aber das Überspringen der formalen Schritte birgt Risiken für den Kunden, den Berater und die Beziehung.
Machen Sie es reibungslos, aber machen Sie es offiziell. Indem Sie den Kunden durch diese letzten (und wichtigen) Unterschriften führen, schützen Sie die Beziehung, gewährleisten die Einhaltung der Vorschriften und schöpfen die Vorteile des EAM-Modells voll aus.
